Cuando se inicia un nuevo proyecto de Power BI, uno de los momentos más importantes es la reunión de descubrimiento. Esta sesión marca el inicio de todo el proceso de análisis, visualización y toma de decisiones basada en datos. Una buena reunión de descubrimiento puede ahorrarte semanas de trabajo mal enfocado.
Por eso, en este artículo te traemos una checklist detallada y práctica que puedes usar como guía para preparar y liderar tus reuniones de descubrimiento de manera efectiva.
👇🏻👇🏻👇🏻
¿Qué es una reunión de descubrimiento?
La reunión de descubrimiento (también conocida como reunión inicial o reunión de levantamiento de requerimientos) es el espacio donde el desarrollador o equipo de BI se reúne con el cliente o usuario final para:
- Entender el problema o necesidad de negocio.
- Definir los objetivos del proyecto.
- Identificar las fuentes de datos.
- Aclarar roles, responsabilidades y expectativas.
Checklist para la Reunión de Descubrimiento
A continuación, te presentamos una checklist organizada en secciones clave. Puedes usarla como guía en cada uno de tus proyectos.
Contexto del Negocio
Antes de hablar de gráficos y KPIs, necesitas entender el contexto:
- ¿Cuál es el propósito general del proyecto?
- ¿Qué decisiones se tomarán con este reporte?
- ¿Qué procesos de negocio están involucrados (ventas, logística, finanzas, etc.)?
- ¿Cuáles son los principales retos o dolores actuales?
- ¿Cuál es el público objetivo del reporte (gerencia, analistas, clientes)?
Tip: Toma nota de los términos técnicos que utiliza el cliente. Esto será clave para hablar su mismo idioma en el dashboard.
Objetivos y KPIs Esperados
Aquí definimos lo que el proyecto debe lograr y cómo se va a medir:
- ¿Qué métricas o indicadores se necesitan visualizar?
- ¿Qué filtros o segmentaciones se deben aplicar?
- ¿Se requiere seguimiento por fecha, región, producto, vendedor u otro?
- ¿Hay objetivos o metas específicas a comparar?
- ¿Se deben incluir alertas o variaciones contra el presupuesto o histórico?
Ejemplo: El cliente quiere ver “ventas mensuales por región” y “comparativa contra la meta del trimestre”.
Datos y Sistemas Existentes
Aquí comenzamos a aterrizar el proyecto desde el lado técnico:
- ¿Dónde están los datos? (ERP, Excel, SQL, CRM, etc.)
- ¿Quién tiene acceso a esas fuentes?
- ¿Con qué frecuencia se actualizan los datos?
- ¿Hay reglas de negocio que se aplican a los datos?
- ¿Qué calidad tienen los datos? ¿Hay duplicados, faltantes, errores?
Tip: Si hay múltiples fuentes, investiga si están relacionadas y cómo se pueden combinar (campos comunes).
Alcance Técnico y Funcional
Aquí delimitamos el alcance del proyecto:
- ¿Qué tipo de visualizaciones se esperan (tablas, gráficos de barras, mapas)?
- ¿Cuántas páginas o pestañas tendrá el reporte?
- ¿Se espera que el reporte esté disponible en Power BI Service, Excel o PDF?
- ¿Debe estar optimizado para móviles?
- ¿Se requerirá RLS (seguridad a nivel de filas)?
- ¿Habrá varios niveles de usuarios con diferentes permisos?
Importante: Definir el alcance evitará malentendidos y trabajo adicional no contemplado.
Responsabilidades y Comunicación
Asegúrate de dejar claro quién hace qué y cómo se comunicarán:
- ¿Quién es el principal contacto del proyecto?
- ¿Quién aprueba el diseño final?
- ¿Quién entrega las credenciales y acceso a los datos?
- ¿Cada cuánto se realizarán reuniones de seguimiento?
- ¿Cuál será el canal de comunicación principal (correo, Teams, WhatsApp)?
Tip: Usa herramientas de gestión como Notion, Trello o Planner para organizar tareas y seguimiento.
Tiempos y Entregables
Aquí se establece el cronograma:
- ¿Cuál es la fecha estimada de entrega?
- ¿Habrá entregas parciales o revisión por etapas?
- ¿Se entregará solo el reporte o también la documentación?
- ¿Se incluirá capacitación o manual para los usuarios?
- ¿Qué pasa si hay cambios o ajustes fuera del alcance?
Consejo: Presenta un cronograma con fases (descubrimiento, modelado, diseño, revisión, publicación) para alinear expectativas.
Seguridad y Gobernanza
Si trabajas con datos sensibles, asegúrate de cubrir estos puntos:
- ¿Se firmará un NDA (acuerdo de confidencialidad)?
- ¿Qué medidas se tomarán para proteger los datos?
- ¿Quiénes tendrán acceso al reporte en Power BI Service?
- ¿Hay políticas internas sobre dónde pueden almacenarse los datos?
Importante: Nunca uses tus cuentas personales para publicar reportes de clientes. Usa entornos separados o cuentas asignadas.
Plantilla de Reunión de Descubrimiento (Descargable)
Bonus: Te recomendamos crear un documento estándar con esta checklist para cada proyecto. Puedes usar Google Docs, Word, Notion o tu herramienta de gestión favorita. Incluir campos como:
- Nombre del proyecto
- Cliente o área solicitante
- Fecha de reunión
- Participantes
- Objetivos
- Fuentes de datos
- KPIs
- Visualizaciones solicitadas
- Observaciones
- Próximos pasos
¿Qué sigue después de la reunión?
Una vez finalizada la reunión de descubrimiento, es importante:
- Redactar un acta o resumen con lo acordado.
- Validar los puntos con el cliente antes de comenzar a desarrollar.
- Crear un tablero mínimo viable (MVP) y recibir retroalimentación temprana.
- Mantener una comunicación constante durante el desarrollo.
Una buena reunión de descubrimiento es el pilar de un proyecto exitoso en Power BI. Si te tomas el tiempo para entender el negocio, los datos y las expectativas desde el inicio, ahorrarás tiempo, evitarás errores y tendrás clientes satisfechos.
Utiliza esta checklist como guía en cada nuevo proyecto. Incluso puedes adaptarla a tu estilo o tipo de industria.
¿Quieres mejorar en tu gestión de proyectos de Power BI?
Síguenos en @datdata para aprender más.
