01x05 - Complementos Power con Yolanda Cuesta

En esta entrada podrás conocer más acerca de los complementos Power de Excel que ya están incluidos en Power BI, además de la suite de Power Platform que incluyen Power Apps, Power Virtual Agents, Power Automate / Flow, y como tal Power BI. Todo esto desde conversación mantenida con Yolanda Cuesta en Podcast Power BI.

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A continuación se presenta una transcripción de lo que consideramos más esencial que ha comentado Yolanda Cuesta en Podcast Power BI.

¿Qué es Power BI?

Es un programa de Microsoft con el cual tenemos un conjunto de aplicaciones, un conjunto de herramientas como son: el Query, el Pivot, las visualizaciones. Y a través de ellos lo que podemos hacer son las acciones ETL que es extraer, transformar y cargar datos para dejarlos limpios porque muchas veces obtenemos datos, los podemos obtener de distintas fuentes, pero, no están en el formato adecuado, nos sobran, nos faltan, hay que separarlos, entonces todo esto lo tenemos en Power BI y OJO que también lo tenemos en Excel, luego os cuento.

También tenemos toda la potencialidad de Power Pivot para trabajar con fórmulas Dust, con KPIS, hacer tablas, dinámicas más especiales digamos y por supuesto lo que son los paneles de visualización con todos los gráficos y líneas de tiempos, interactividad y con la maravilla de que todo se actualiza automáticamente con lo cual no tenemos que repetir el trabajo y una y mil veces, sino que una vez que has creado el panel basta con actualizar siempre que esté bien armado y tenemos la información en tiempo real de todos nuestros datos, además cuando estamos trabajando con cantidades interesantes, importantes en número de datos, pues funciona realmente rápido.

¿Por qué Excel tiene complementos Power y cómo pueden ser de ayuda?

Yo empecé a trabajar con los complementos Power desde Excel porque el Power Query, Power Pivot, Power View y mapa 3D son complementos que si tenemos Excel todos lo tenemos por lo menos fijo desde la versión Excel 2016 hacía arriba y en la 2013-2010 nos podemos bajar unos parches que están en la página oficial de Microsoft y poder trabajar con ellos.

Les animo a que se incorporen a este mundo del análisis de datos a través de los complementos Power que hay que activarlos pero es muy facilito, los tenemos todos en nuestro Excel.

Y podemos empezar a realizar todas las acciones que estábamos diciendo con el Power Query para la limpieza de datos y también hacer nuestras cositas con el Power Pivot y hacer alguna medida, utilizar las fórmulas DAX, etc. Luego, el otro complemento el Power View de Excel la verdad es que se está quedando un poquito atrás entonces ya para visualizaciones sí que recomiendo alomejor si hemos trabajado con Excel pues luego ese archivo nos lo podemos traer a Power BI, podemos desde obtener datos incorporarlo en nuestro programa Power BI Desktop, es gratuito lo acabamos de decir, y ahí trabajar más la parte visual y si acaso algunas fórmulas más complicadas, etc.

Y luego lo que tiene muy chulo Excel que de momento no tiene Power BI son los mapas 3D que son unos mapas tridimensionales en donde se representa el globo terráqueo y podemos generar una vista muy original de nuestros datos económicos indicando pues ventas, beneficios, empleados, lo que necesitemos en distintas slides son como las diapositivas digamos del Power Point.

En Excel tenemos el Query, el Pivot, el mapa 3D y el View y en Power Bi nos faltaría el mapa 3D pero por contra las visualizaciones son mucho más efectivas y mucho más recogedoras entre comillas de la información, entonces, yo a veces lo que hago es eso, trabajo con Excel y luego me voy a Power BI y me obtengo los datos del libro Excel. Pero como lo que estaba diciendo, para la gente que se esté incorporando, que empiece con este.

¿Qué son las soluciones de Power Platform? (Explicación de ecosistema Power)

En Power Platform según tengo entendido Microsoft que hace como el paraguas en el que se van a recoger cuatro programas que son: Power BI que es del que estamos hablando, Power Apps, Power Virtual Agents y Flow.

Power Apps sirve para hacer aplicaciones empresariales, o sea, Apps como las que tenemos en nuestro móvil pero personalizadas a lo que necesitemos.

Virtual Agents es para crear chats bots e incorporarlos en la página web de la empresa o en el blog o en donde queramos tener una gente conversacional.

Y Flow lo que nos sirve es para crear disparadores de manera que es un poco como la función si por ejemplo entra un correo electrónico del jefe en mi email, que me mande un aviso al movil o si se produce este hecho en el dashboard me mande un correo electrónico y me lo registre en un Excel.

Hay un montón, diría que miles de posibilidades y además podemos crear las nuestras, lo que yo destaco de estas soluciones del Power Platform es que hay mucho ya hecho digamos, de manera que lo podemos utilizar rápidamente y podemos construir nuestras propias aplicaciones, chat, flows que son flujos y en muy poco tiempo.

¿Cómo empezó a sumergirse en estas soluciones?

Pues en la primera que hemos hablado en Power Bi ciertamente por necesidad porque a todos nos pasa, que nos damos cuenta que tardamos mucho tiempo en hacer una cosa, que estamos seguros que eso se tiene que tardar muchísimo menos tiempo con la tecnología que hay hoy en día, entonces, a raíz de ahí empecé a investigar, empecé sobre todo con el Query.

Y con respecto al resto de utilidades que tiene la Power Platform fue a raíz de siendo MVP se me presentó la oportunidad de llevar a cabo con otras personas aquí en Valladolid en España. Hicimos una sesión presencial y conté con la ayuda de estos compañeros y yo también expuse e hicimos un evento presencial en donde nos acercamos o tratamos de acercar a la gente en todas estas soluciones, entonces yo a raíz de hacerme con la realización de ese evento pues aunque ya conocía las aplicaciones a lomejor todavía no me había metido de lleno en ellas y ya empecé a testear más y ya tengo hechas algunas cosillas.

Si lo planteas bien desde el principio otra cosa que yo destaco es la confiabilidad que tienes en el proceso, porque al quedar grabado y al quedar repasado y bien armado, luego no te da tanto miedo como cuando vas un poco más dando palos de ciego, porque lo has trabajado y lo has construido sólido, entonces, eso queda ahí y basta con el botón de actualizar o incluso se puede programar para tener el dato exacto, sabes que no has dejado de seleccionar una celda o que no has cogido la celda del encabezado que justamente era un año y te está sumando una cifra que no ha de sumarse, cositas así que van pasando.

¿Cómo hacer entender a los pequeños empresarios la importancia de estas soluciones?

Primero Excel es como los icebergs que solo conocemos la parte superior pero debajo tenemos la gran parte del programa que está sin utilizar, entonces, en muchas empresas se están pagando las licencias de office o de excel y no se está aprovechando ni el cinco ni el diez por ciento.

Entonces lo primero es pues ya lo estás pagando, entonces, ese recurso no lo estás utilizando porque no le estás el máximo partido, entonces, esto para empezar pero hay que dedicar un tiempo de dedicación y darle al trabajador su momento para que se ponga al día de esas nuevas características y herramientas pero a la larga se va a ganar todo lo que estamos diciendo.

Vamos a disminuir todas las tareas repetitivas, vamos a ganar tiempo, vamos a lograr mayor productividad de nuestros trabajadores y el dato y la fiabilidad que vamos a conseguir en el análisis del dato, nos va a ayudar para tomar las decisiones más eficientemente y más en tiempo real porque de nada me vale saber en diciembre cuando el cierre del ejercicio que las ventas empezaron a descender en abril, entonces, esta última frase es bien clara.

¿Qué recursos y/o sitios recomienda para formación en todo lo que hemos conversado?

Yo tengo un blog que se llama Excel Contabilidad y TIC que es con el empecé hace tiempo y ahí tengo dos apartados especiales dedicados a Power BI y Power Platform además de contabilidad y TIC. Luego tenemos también muchos compañeros como tú mismo que también compartes conocimiento con la comunidad, otros compañeros que han estado en esta serie de entrevistas como Anna o como Pomares y el resto de entrevistados que me consta que también comparten sus conocimientos.

Algo más que destacar

No hay que tenerle miedo, que es el futuro tal es así que he oído aunque no lo creo, que Power BI sustituya al Excel y que dejaremos de usar Excel. En Power BI podemos hacer cosas muy chulas pero todo lo que es trabajar un poco más atrás con los datos y formar lo que es la tabla más plana pues vamos a tirar mucho de ahí y también, pues, por ejemplo para contabilidad yo para conciliar no me voy a hacer un Power BI, vale con este. Entonces, hay que medir un poco lo que estamos haciendo y usar una u otra herramienta, tampoco volvernos locos.

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