01x07 - La potencia de Excel con Sergio Alejandro Campos

Escucha una conversación que se mantuvo con Sergio Alejandro Campos, muy enfocado en llevar las capacidades de Excel a otro nivel con bastante potencial.

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A continuación se presenta una transcripción de lo que consideramos más esencial que ha comentado Sergio Alejandro Campos en Podcast Power BI.

Mientras que este podcast está dedicado en temas de Power BI, Excel es uno de sus mejores aliados. ¿Qué es lo que consideras que tiene Excel que lo hace tan valioso?

Si tú vas a una oficina en cada computadora a menos que sea una computadora de la operación, pero, en cada computadora de oficina tienes Excel. Puedes utilizar cualquier sistema que tu quieras llámalo como quieras, pero, tus datos al final van a caer a Excel y ahí es donde los vamos a empezar a trabajar, entonces, ¿por qué es tan valioso? porque yo juraría que nueve de cada diez empresas usan Excel. No tengo la estadística exacta, pero casi estoy segura.

Si hay otras herramientas de competencia como las hojas de cálculo de google que sí es competencia o de Apple que esa no es competencia pero igual existen.

Lo que hace también tan valioso es que Microsoft ha estado adecuando Excel a las necesidades del mercado y las necesidades de análisis. Comenzamos con Excel en donde la primera versión se hace para computadoras MAC, después se hace para computadoras Windows. Y ha sido tanto su avance que actualmente, cosas similares o lo que haces en Power BI, se puede hacer en Excel.

Excel se va actualizando y adecuando a las necesidades que tiene el público, jamás va a reemplazar a una base de datos pero si te da muchas herramientas que te hacen ser muy efectivo en tu trabajo diario.

Se dice mucho que Power BI viene a reemplazar Excel, pero, realmente yo quisiera hacer un comentario, es absurdo decir eso. Porque el objetivo de Excel y de un Power BI es muy diferente, si bien puedes hacer cosas similares, pero los objetivos son diferentes. Excel es para oficinas, para arrastrar el lápiz, si haces cosas muy interesantes y Power BI no requieres muchas cosas que en Excel si, entonces, si creo que no va a haber un reemplazo de Excel pero si herramientas que vayan complementando un ecosistema, porque insisto, cualquier sistema que tu utilices al final la información va a caer a Excel.

He visto que cuentas con un canal muy exitoso dedicado a la enseñanza de Excel, ¿pudieras platicarnos tu historia con el canal, y cuáles son los temas de Excel que más te gusta compartir?

El canal lo puedes encontrar como EXCELeINFO ó Sergio Alejandro Campos con cualquiera de los dos, EXCELeINFO que es una contracción de Excel e información, está el canal y también la página exceleinfo.com.

Desde hace cuatro años aproximadamente comencé subiendo información de fórmulas y demás, pero, hay un tema que es el que me apasiona más. A mi me gusta compartir más temas de macros en Excel, es decir, hacer procesos automatizados en Excel. Crear una factura, crear un reporte, pero con lenguaje de programación, pero, si bien ese es el tema que más me gusta regresamos a qué es lo que quiere la gente, quiere macros o quiere más que es lo que yo hago, sin dejar los temas que más me gustan empiezo a investigar cuales son los temas de moda y empiezo a crear información o empiezo a crear vídeos sobre lo que la gente está buscando y todo de preferencia combinado de cierto modo con Excel.

Puedo decir que cualquier vídeo que yo hago lo terminas y lo puedes aplicar al día siguiente o ese mismo día en tu trabajo, así sea de cualquier tema, entonces, también como uno busca darse más a conocer tienes que hacer lo que la gente está buscando, para que cuando lo encuentre, lo encuentre en tu canal.

En tus años de experiencia con Excel, ¿Cómo has visto su evolución? ¿Qué impactos tienen normalmente sus actualizaciones en la comunidad?

Cuando sale Office y en general el software, tu compras el software con una licencia vitalicia a Microsoft y siguiendo tendencias se le ocurre sacar Office 365, ¿qué significa? que tu tienes que pagar una suscripción por el Software. Estamos en México, no es lo mismo pagar tres mil pesos por una licencia de Office 2019, cuando salga Office 2021 tienes que desembolsar otros tres mil pesos, ¿qué hace Microsoft? Siguiendo la tendencia del software como servicio, saca Office 365 en donde tu puedes dar un pago anual o un pago mensual, un pago pequeño y cada mes tienes actualizaciones, cuando llegue la nueva versión de Office simplemente das un clic, actualizar y la vas a tener.

Por ese lado, es un punto muy bueno porque bueno, aquí ya hay dos mundos, los que usan Office con licencia vitalicia y los que usan Office 36, ¿qué significa esto? Los de Office 365 tienen más actualizaciones que los de licencia vitalicia.

Digamos que alguien por alguna razón aprende y domina Power BI, pero nunca aprendió Excel, ¿Cuál sería un camino recomendado para aprenderlo si su interés es más enfocado en registro de datos y gestión de base de datos?

Si tu ya usas la herramienta de Power BI y te toca aprender Excel, pero como dices tú en la pregunta, nunca aprendió Excel. La primera recomendación que yo les daría es que vean a Excel como un aliado, no lo vean como una herramienta o una herramienta de mejor nivel, aprender Excel siempre va a ser obligatorio, siempre. Pero, también implica tener humildad en decir deja aprender Excel, déjame darle la oportunidad a esta herramienta sin menospreciarla.

El siguiente paso, si pasas de Power BI a Excel que es un paso extraño porque muchos pasamos de Excel a Power BI, pero si es al revés, inicialmente hay que enfocarnos en lo que ya tiene Power BI que lo vas a poder utilizar en Excel sintiendo que estás un poco en Power BI, como es Power Query, el editor de Power Query en Excel se utiliza similar en Power Bi, las funciones DAX, las de Power BI se utilizan en Excel, creo que por ahí hay algunas diferencias, no sé exactamente cuales porque no sé utilizar mucho la herramienta de Power BI pero si tenemos DAX en Excel con Power Pivot.

Lo que si van a extrañar de Power BI a pasarse a Excel son las visualizaciones, eso si, es un tema que Excel está muy flojo porque no tiene visualizaciones tan poderosas como las encontramos en Power BI, entonces, estando conscientes de que no vamos a tener esas visualizaciones sigamos con Power Query y con Power Pivot.

Cuando ya vean que se puede hacer casi lo mismo, entonces, ahora el tema es aprender hacer formulas en Excel, si ya utilizan funciones DAX va a ser más fácil utilizar fórmulas en Excel porque es muy similar.

Entremos en detalle con Macros. ¿Qué son? ¿Qué podemos lograr con ellos?

Voy a hablar un poco en su lenguaje. En el editor de Power Quer ustedes hacen pasos, por ejemplo, si tienen una tabla la primer fila se pone como encabezado, eliminas esta columna de una columna de fecha y de hora tu quieres una nueva columna con la hora y así haces varios pasos, el editor de Power Query te va guardando pasos, una Macro es algo similar, tu en Excel puedes grabar una Macro donde simplemente entras a un menú le das para que se grabe una Macro y cualquier cosa que tu hagas ahí en Excel se va grabando.

Las Macros en su esencia es grabar pasos y reproducirlos, pero si tu quieres ir más allá, crear o simular aplicaciones como lo que dijiste tu puedes diseñar un formulario de ingreso de valores en donde tu tengas el campo nombre, campo edad, campo lo que tu quieras y tengas un botón, entonces, tú a ese botón le vas a escribir código de programación para que tu digas, ¿Sabes qué? Al dar clic en este botón quiero que la información de este formulario se guarde en esta hoja o incluso yéndonos más allá, que se guarde en una base de datos. Pero ya es meternos al código de programación, aprender un lenguaje que te permita optimizar tus tareas.

Cuando haces de las Macros un aliado tuyo, te acostumbras tanto a utilizarlas que ya optimizar tareas es algo muy sencillo.

¿Qué opinas acerca de los complementos Power de Excel? (Power Query, Power Pivot y Power View?

Antes de Power BI ya Microsoft había introducido herramientas de analisis para Excel, que son los complementos Power, comenzamos con Power Pivot que así como en Power BI, ¿para qué te ayuda? para modelar datos, para medidas y lenguaje DAX, eso es Power Pivot en Excel.

La herramienta de Power Query tenía otro nombre anterior, Power Data Explorer, era el nombre previo de Power Query y tu lo instalabas como un complemento en Excel y después en Office 2016 el editor se integra a Excel, es decir, ya no es un complemento que tu instalas, ya es parte de Excel el Power Query.

Después viene el Power View que viene a solventar un poco el tema de las visualizaciones, pero, supongo que Microsoft no quiere meterle tanto Excel porque sino la gente no va a utilizar Power BI y actualmente Power BI junto con otras cosas que tiene Microsoft son la joya de la corona, entonces, en Power View el complemento para visualizaciones en Excel es Power View.

¿Qué podemos esperar en el futuro con Excel y todas sus capacidades?

El objetivo de Excel como tal no es una herramienta para visualizar datos sino es una hoja de cálculo para trabajar con datos, que is bien si lo utilizamos para tablas dinámicas, para gráficos, para dashboards en Excel, el objetivo no es ese, por ejemplo de Power BI si es el objetivo colaborar, pero también, aca con Excel tienes la parte de colaboración que es utilizar un archivo de Excel en la nube, entonces, el futuro de Excel a mi ver es utilizar esos archivos compartidos en la nube para que tu desde tu casa, yo desde mi celular, estemos trabajando en un archivo de Excel compartidos en la nube ya sea en one drive, en lo que tu quieres, pero, colaborar de esa manera.

También uno de los futuros que tiene Excel es el tema de las Macros o de la programación de Excel es que así como tu desarrollas macros en Excel de escritorio, que también lo hagas en la web porque muchas personas preguntan eso.

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