Hola Alfredo, buenas tardes.
Entiendo tu problema al compartir un reporte publicado en Power BI Service con usuarios externos, quienes se encuentran con la solicitud de usuario y contraseña, mientras que los usuarios internos pueden acceder sin inconvenientes.
Esto es un comportamiento esperado y se debe a la forma en que Power BI gestiona la seguridad y el acceso a los informes, especialmente cuando se comparten con usuarios fuera de tu organización o que no tienen licencias Pro.
Explicación del problema:
- Power BI Service y Licencias: Power BI Service es la plataforma en la nube donde los informes se publican y comparten. Las funcionalidades de compartición segura y acceso controlado suelen requerir licencias específicas.
- Usuarios Internos vs. Externos: Los usuarios internos, al estar dentro del mismo "tenant" (dominio de Azure AD) de tu organización y probablemente con cuentas de correo de empresa, pueden tener acceso más directo a los informes compartidos dentro de esa organización.
- Usuarios Externos y Licencias Pro: Cuando compartes un informe con usuarios que no pertenecen a tu organización (usuarios externos), o si tu cuenta de Power BI es gratuita y no Pro, hay limitaciones. El texto menciona explícitamente que si tienes una licencia gratuita y requieres que un usuario Pro te comparta un reporte, no se podrá acceder, y para compartir reportes de forma privada o colaborativa, se necesita una licencia Pro.
- Publicar en la Web (Limitaciones): La opción de "Publicar en la web" genera un enlace público, lo cual no es seguro para información confidencial. Además, para contenido interactivo o con ciertos datos, puede tener limitaciones o no ser la vía recomendada para un acceso controlado.
Recomendaciones para solucionar el problema de acceso de usuarios externos:
- Licencia Power BI Pro: La solución más directa y común para permitir el acceso seguro y colaborativo, tanto para compartir tus informes como para que otros te compartan los suyos, es que los usuarios externos (y tú si aún no lo tienes) obtengan una licencia de Power BI Pro. Con una licencia Pro, se pueden gestionar permisos de forma más granular y compartir contenido de manera segura entre usuarios de diferentes organizaciones.
- Compartir como Aplicación (App): Si estás publicando tu reporte como una aplicación de Power BI Service, asegúrate de que la audiencia para esa aplicación esté configurada correctamente para incluir a los usuarios externos (esto a veces requiere una configuración a nivel de administrador del tenant o permisos específicos).
- Permisos en el Espacio de Trabajo: Verifica los permisos que tienes asignados en el espacio de trabajo donde publicaste el reporte. Si no eres administrador, es posible que necesites que alguien con más permisos configure el acceso para usuarios externos.
- Seguridad a Nivel de Fila (RLS): Si el problema es que los usuarios externos ven información que no deberían, además de los permisos de acceso general, podrías necesitar implementar RLS para filtrar los datos que cada usuario puede ver dentro del reporte. Esto se configura en Power BI Desktop.
En resumen, para permitir que usuarios externos accedan a tus informes de manera segura y controlada, es muy probable que necesites que ellos (o tú) tengan una licencia de Power BI Pro, o que tu administrador habilite las opciones de compartición externa de la organización.
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